Kurz erklärt
Der BAFA-Beratungsbericht ist das Dokument, an dem die Förderung einer Unternehmensberatung hängt. Er muss den Betrieb und den Auftrag beschreiben, die Ist-Situation analysieren, Schwachstellen mit Ursachen benennen und betriebsindividuelle Handlungsempfehlungen mit Anleitung zur Umsetzung enthalten, dazu eine Stundenaufstellung und den ESF-Plus-Fragebogen. Allgemeine Ratschläge reichen nicht. Die Leitstelle prüft vor, die BAFA entscheidet.
Wozu der Beratungsbericht da ist
Die Beratung findet in deinem Betrieb statt. Die Leitstelle und die BAFA waren nicht dabei. Sie sehen nur den Bericht. Laut Merkblatt kann die Bewilligungsbehörde ausschließlich anhand des Berichts beurteilen, ob die Beratung die Anforderungen der Förderrichtlinie erfüllt. Das heißt: Was nicht im Bericht steht, hat für die Prüfung nicht stattgefunden. Ein Hinweis wie „wurde mündlich besprochen“ zählt ausdrücklich nicht.
Der Bericht hat aber noch eine zweite Aufgabe, und die ist für dich wichtiger. Er ist deine Arbeitsgrundlage nach der Beratung. Ein guter Bericht beschreibt so genau, was zu tun ist, dass dein Team ihn auch ein halbes Jahr später noch abarbeiten kann. Wenn er das schafft, geht er meistens auch durch die Prüfung. Beide Ziele ziehen in dieselbe Richtung: konkret, betriebsnah, nachvollziehbar.
Was im Bericht stehen muss
Die BAFA fördert nur konzeptionelle und individuelle Beratungen. Konzeptionell bedeutet laut Merkblatt Hilfe zur Selbsthilfe: Der Berater analysiert, stellt Schwachstellen und deren Ursachen fest und legt Verbesserungsvorschläge mit konkreten Anleitungen zur Umsetzung vor. Eine Analyse allein reicht nicht, selbst wenn sie hervorragend ist. Aus diesem Grundsatz ergeben sich fünf Mindestanforderungen an den Bericht, die jede Prüfung der Reihe nach abklopft.
Unternehmen und Auftrag
Inhaber- und Beteiligungsverhältnisse, Branche, Unternehmensgegenstand, Mitarbeiterzahl, Grund und Gegenstand des Auftrags, Beginn und Ende der Beratung.
Analyse der Ausgangslage
Die Ist-Situation des Betriebs im Rahmen des Auftrags und die Ziele, die mit der Beratung verbunden sind.
Vorgehen und Instrumente
Wie die Lage erhoben wurde: Gespräche, Begehung, gesichtete Unterlagen, ausgewertete Kennzahlen.
Schwachstellen und Ursachen
Jede Schwachstelle einzeln, mit Ursache, dazu eine Zusammenfassung der Schwächen und Stärken.
Maßnahmenplan mit Anleitung
Betriebsindividuelle Handlungsempfehlungen und Anleitungen, wie sie im Alltag umgesetzt werden.
Dazu kommen drei Pflichtteile, die in der Praxis gern vergessen werden. Erstens eine Aufstellung mit dem Datum jedes Beratungstags und den jeweiligen Stunden, insgesamt höchstens 40. Zweitens der Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF Plus: Gleichstellung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung, ökologische Nachhaltigkeit. Drittens zwei datierte Erklärungen, eine vom Berater und eine vom Betrieb, dass der Bericht die tatsächlich erbrachte Beratung vollständig dokumentiert.
Wie Leitstelle und BAFA prüfen
Die Prüfung läuft in zwei Stufen. Zuerst prüft die Leitstelle, die du beim Antrag gewählt hast. Laut BAFA gibt es sechs davon, unter anderem bei DIHK und ZDH. Sie prüft die Unterlagen auf Übereinstimmung mit der Förderrichtlinie, klärt offene Punkte und gibt den Vorgang mit einem Votum an die BAFA weiter. Die BAFA entscheidet dann als Bewilligungsbehörde und zahlt aus. Ist der Vorgang einmal dort, kann die Leitstelle nichts mehr ändern.
Findet die Leitstelle eine Lücke, schreibt sie eine Anhörung mit Frist. Darin steht, was fehlt oder unklar ist. Nachgereicht wird über den Upload-Bereich der BAFA, nicht per Post und nicht per Mail. Wichtig für dich: Ergänzen lässt sich ein Bericht nur um weitere Details zu Themen, die schon drinstehen. Lieber beim ersten Mal zu ausführlich als zu knapp. Und die Zeit ist begrenzt: Der Verwendungsnachweis muss spätestens sechs Monate nach dem Informationsschreiben vollständig bei der Leitstelle sein.
Warum Berichte als „lehrbuchartig“ zurückkommen
Der häufigste inhaltliche Grund für eine Rückfrage ist ein Bericht, der zu allgemein ist. Das Merkblatt nennt das Problem beim Namen: Lehrbuchartige Ausführungen, Texte aus vorgefertigten Bausteinen und bloße Tätigkeitsnachweise gelten nicht als Beratungsbericht. Die Prüfer lesen jeden Absatz mit einer Frage im Kopf: Würde dieser Satz auch in den Bericht eines anderen Betriebs passen? Wenn ja, fehlt der Bezug zu deinem Haus.
Allgemeine Ratschläge wie z. B. … „Werbung ist zu verstärken“ … sind nicht ausreichend. Vielmehr müssen die Vorschläge im Einzelnen, auf die konkreten Verhältnisse des beratenen Unternehmens bezogen, erläutert werden.
| Zu allgemein | Betriebsindividuell |
|---|---|
| Die Sichtbarkeit im Internet sollte verbessert werden. | Das Unternehmensprofil hat wenige Bewertungen; die Annahme bittet künftig jeden Abholer darum, mit einer Karte am Schlüsselbrett. |
| Die Mitarbeitergewinnung ist auszubauen. | Die Lackiererstelle ist seit Monaten offen; der Werkstattleiter stellt drei Kollegen für kurze Videos aus dem Arbeitsalltag zur Verfügung. |
Den Unterschied machen sogenannte Betriebsanker: Aussagen des Inhabers, konkrete Vorfälle, Zahlen aus dem Betrieb, Systeme, die tatsächlich im Einsatz sind, und benannte Personen. Jeder Absatz in Analyse, Schwachstellen und Empfehlungen braucht mindestens einen davon. Dazu gehört auch die Form. Alles, was im Gespräch geraten wurde, gehört ausformuliert in den Bericht, nicht als Stichpunkt. Bei mehreren Lösungswegen verlangt das Merkblatt eine Abwägung mit Vor- und Nachteilen.
Typische Rückfragen der Leitstelle
Viele Rückfragen haben mit dem Inhalt gar nichts zu tun. Sie betreffen Formalien, die sich mit etwas Sorgfalt vermeiden lassen. Aus unserer Erfahrung mit eingereichten Verwendungsnachweisen wiederholen sich bestimmte Punkte immer wieder. Die folgende Übersicht fasst sie zusammen. Jeder davon kostet bei einer Rückfrage mindestens eine Runde mit Frist, und manche können den Zuschuss kosten, wenn sie nicht rechtzeitig behoben werden.
| Rückfrage | Ursache | So vermeidest du sie |
|---|---|---|
| Kein gültiger Zahlungsnachweis | Umsatzanzeige oder Screenshot statt Kontoauszug | Den Auszug aus dem Postfach der Bank hochladen, auf dem das Wort „Kontoauszug“ steht |
| Formular nicht unterschrieben | Online-Formular abgeschickt, PDF nicht unterschrieben hochgeladen | PDF ausdrucken, handschriftlich unterschreiben, hochladen |
| Unterschrift nicht anerkannt | Digitale Unterschrift auf Erklärung oder Bericht | Alle Erklärungen handschriftlich unterschreiben |
| De-minimis unvollständig | Frühere Förderungen fehlen oder Rechnungsbetrag statt Fördersumme | Alle Beihilfen der letzten drei Jahre mit Fördersumme eintragen |
| Zeitraum passt nicht | Beginn und Ende im Formular weichen von der Stundenaufstellung ab | Erster und letzter Beratungstag im Formular exakt wie im Bericht |
| Angaben weichen ab | Mitarbeiterzahl, Umsatz oder Firmierung anders als im Antrag | Vor dem Einreichen alle Angaben mit dem Antrag abgleichen |
| Bericht zu allgemein | Empfehlungen ohne Bezug zum Betrieb | Zahlen, Personen und Abläufe aus dem eigenen Betrieb liefern |
Warum der Bericht nicht nach Umsetzung klingen darf
Gefördert wird Beratung, nicht die Umsetzung durch den Berater. Ein Bericht, in dem steht, dass der Berater etwas eingerichtet, gebaut oder geschaltet hat, wirft bei der Leitstelle sofort Fragen auf. Dann kommt schriftlich die Bitte, mitzuteilen, wer die empfohlenen Schritte durchgeführt hat. Das gleiche gilt für Erfolgszahlen aus dem Beratungszeitraum. Sie sehen nach Ergebnis aus, beschreiben aber nicht, was der Betrieb tun soll.
Ein guter Bericht formuliert deshalb aus Sicht des Betriebs. Er beschreibt, was empfohlen wurde, warum und wie der Betrieb es selbst umsetzt, mit einer zuständigen Person aus dem Team. Ist ein externer Dienstleister nötig, liefert der Bericht die Kriterien für die Auswahl, keinen Namen. Ebenso ausgeschlossen sind Schulungen, Workshops und Gruppenveranstaltungen. Gefördert wird die Einzelberatung im Betrieb, und so muss sie im Bericht auch beschrieben sein.
Neutralität ist Pflicht
Beratungen, deren Zweck der Kauf von Waren oder Dienstleistungen ist, die der Berater selbst vertreibt, sind nach dem Merkblatt nicht förderfähig. Ein Bericht empfiehlt deshalb nie das eigene Produkt des Beraters. Was du nach der Beratung beauftragst, ist ein eigener Vorgang. Unser Angebot für die Zeit danach findest du unter Unser Angebot.
Wie du als Betrieb hilfst, dass der Bericht durchgeht
Den Bericht schreibt der Berater. Aber die Rohstoffe dafür kommen aus deinem Betrieb. Ohne deine Zahlen, deine Abläufe und die Aussagen deiner Leute kann kein Berater einen betriebsindividuellen Bericht schreiben, egal wie gut er ist. Deshalb lohnt es sich, die Beratung nicht als Termin zu sehen, den man absitzt, sondern als Arbeit am eigenen Betrieb. Wie das in der Praxis aussieht, beschreiben Betriebe im Beitrag zu den Erfahrungen mit der BAFA-Beratung.
Zahlen offenlegen
Auftragsquellen, offene Stellen, Bewerbungen, Bewertungen und Werbeausgaben gehören auf den Tisch, auch wenn sie unangenehm sind.
Konkrete Beispiele nennen
Der Anruf, der verloren ging. Die Bewerbung, auf die niemand geantwortet hat. Solche Vorfälle machen den Bericht individuell.
Zuständige benennen
Für jede Empfehlung eine Person im Team, die umsetzt. Dann ist klar, dass der Betrieb selbst handelt.
Bericht vor der Unterschrift lesen
Stimmen Termine, Stunden und Inhalte mit dem überein, was wirklich besprochen wurde? Erst dann unterschreiben.
Die Unterlagen rund um den Bericht
Der Bericht ist das Herzstück, aber nicht das einzige Dokument. Laut BAFA gehört zum Verwendungsnachweis ein ganzes Paket, das vollständig und fristgerecht bei der Leitstelle sein muss. Fehlt ein Teil, beginnt die Prüfung nicht oder endet in einer Rückfrage. Bei der Beratung mit Smoke and Luck stellen wir die Liste zusammen und prüfen jedes Dokument vor dem Hochladen. Die Unterschriften und den Kontoauszug kann aber nur der Betrieb selbst liefern.
- Das unterschriebene Verwendungsnachweisformular, das im Portal der BAFA erstellt wird.
- Die EU-KMU-Erklärung und die De-minimis-Erklärung.
- Die Erklärung zur Charta der Grundrechte der EU.
- Der von Berater und Betrieb unterschriebene Beratungsbericht mit ESF-Plus-Fragebogen.
- Die Rechnung des Beratungsunternehmens.
- Ein Kontoauszug, der die vollständige Zahlung der Rechnung belegt.
Beim Zahlungsnachweis ist das Merkblatt der BAFA streng. Anerkannt werden nur Nachweise, die als Kontoauszug bezeichnet sind, ob auf Papier oder online von der Bank erstellt. Umsatzanzeigen, Buchungsbelege und zusammenkopierte Seiten zählen nicht. Bei der De-minimis-Erklärung zählen alle Kleinbeihilfen der letzten drei Jahre zusammen, die Grenze liegt bei 300.000 Euro. Mehr zum Ablauf der Förderung steht auf der Seite zur BAFA-Beratung, Fragen beantworten wir über Kontakt.
Über den Autor
Christoph Brinke
Gelernter Lackierer, Kfz-Sachverständiger, heute Geschäftsführer der Smoke and Luck GmbH in Elchingen bei Ulm. Er baut für Kfz-Betriebe Marketing, regionalen Vertrieb und Recruiting auf.