„Was ist eigentlich mit dem Kratzer am Tiguan?“ „Kostenvoranschlag ist raus.“ „Und?“ „Nichts gehört.“ In der Werkstattsoftware steht er auf „offen“. Da steht er gut. Eine Erinnerung an offene Kostenvoranschläge hast du dir vom Anbieter schon gewünscht. Gibt es nicht. Also läuft eine Excel-Liste daneben, wenn jemand dran denkt.
Wer hier über KI und Werkstattsoftware nachdenkt, muss zuerst wissen, was die Software selbst schon kann und was daneben liegt. Darum geht es hier, mit einem ehrlichen Blick auf kostenlose Werkstattsoftware.
Kurz erklärt
KI in der Werkstattsoftware hilft heute vor allem bei Texten, Sprache und Dokumenten: Diktat, Textvorschläge, Fahrzeugschein erkennen, Terminannahme am Telefon. Daneben kann KI übernehmen, was die Werkstattsoftware nicht abdeckt: Anfragen sortieren und Fehlendes nachfordern, bevor ein Auftrag entsteht, offene Kostenvoranschläge nachfassen, Bestandskunden aus dem Export finden. Verbindlich kalkulieren und Preise zusagen bleibt beim Menschen.
Was kann KI in der Werkstattsoftware heute schon?
KI steckt in Werkstattsoftware 2026 vor allem dort, wo Text und Sprache anfallen. Laut den Unterlagen der Anbieter, die wir im Oktober 2026 durchgesehen haben, gibt es:
- Diktat in mobilen Apps: Befunde und Notizen werden gesprochen statt getippt.
- Textfunktionen: Formulierungen verbessern, übersetzen, Mails vorschreiben.
- Fahrzeugschein-Erkennung: Die Daten aus dem Foto landen im Auftrag.
- Telefonassistenten: Eine KI nimmt Terminanfragen und Statusfragen an.
- Auswertung von Telefonaten: Bei einer quelloffenen Werkstattsoftware wird aus einem Gespräch per Klick ein Auftrag.
Der Geschäftsführer eines DMS-Anbieters sagte im März 2026 der Fachzeitschrift AUTOHAUS: „KI ist angekommen, aber der breite Einsatz hat noch nicht begonnen.“ Eingesetzt werde sie meistens, um Texte wie E-Mails schneller zu erstellen, so seine Einschätzung.
Alle diese Funktionen arbeiten innerhalb des Auftrags. Was davor und danach passiert, liegt außerhalb.
Warum fehlt in der Werkstattsoftware, was vor dem Auftrag und nach dem Angebot passiert?
Es fehlt, weil Werkstattsoftware für den Weg vom Auftrag zur Rechnung gebaut ist, für alle Betriebe gleich. Für das Erfassen neuer Anfragen, das Nachfassen offener Kostenvoranschläge und das Zurückholen von Bestandskunden fanden wir bei keinem Werkstattsystem eine dokumentierte Funktion.
Das macht kein Anbieter falsch. Standardsoftware baut, was die Masse seiner Kunden zuerst braucht. Die Anbindung, nach der du fragst, die Erinnerung, die du dir wünschst, der Datenfluss von deinem Postfach in den Auftrag: Das ist dein Ablauf, nicht der aller anderen. Bis jemand ihn baut, bleibt er Handarbeit.
„Wer will, meldet sich schon.“ So erklärt man sich den offenen Kostenvoranschlag. Nur wartet der Kunde nicht auf dich. Er schiebt eine Entscheidung vor sich her, und dazwischen kommt sein Alltag. Ein offener Kostenvoranschlag ist kein Nein. Er ist eine Frage, die keiner gestellt hat.
Vor dem Auftrag: Wie sortiert KI Anfragen, bevor sie in der Software landen?
KI liest jede Anfrage, ordnet sie einem Anliegen zu und fordert an, was fehlt, bevor ein Mensch sie anfasst. Laut DAT-Report vereinbaren zwei Drittel der Halter ihren Werkstatttermin telefonisch (66 % bei Markenbetrieben, 63 % bei freien Werkstätten, Bezugsjahr 2024). Der Rest kommt per Mail, Formular und WhatsApp, an verschiedenen Stellen und unvollständig.
So läuft es mit einem Baustein vor der Software:
Ein Eingang
Mail, Formular und WhatsApp-Nachricht landen an einer Stelle, Sprachnachrichten als Text.
Sortiert nach Anliegen
Schaden, Service, Reifen, Frage zum laufenden Auftrag.
Fehlendes wird nachgefordert
Kein Kennzeichen, kein Foto von der Seite, keine Rückrufnummer: Der Kunde bekommt sofort eine freundliche Nachfrage.
Fertig für die Software
Die Annahme bekommt einen vollständigen Vorgang. Ob er per Schnittstelle, als Datei oder per Mail ins System geht, hängt an deiner Software.
Wie diese Schritte im Alltag aussehen, beschreibt der Ratgeber Zeitfresser im Kfz-Betrieb im Detail.
Nach dem Angebot: Wie fasst KI offene Kostenvoranschläge nach?
KI führt die Liste der offenen Kostenvoranschläge, die heute in Excel oder im Kopf liegt, und legt zur richtigen Zeit eine fertige Nachfrage vor. Gemeint sind Kostenvoranschläge für Selbstzahler: der Kratzer, die Delle, die Smart-Repair-Stelle, der Leasingrückläufer vor der Rückgabe.
- Die Liste führt sich selbst. Der Kostenvoranschlag geht beim Versand in Kopie an eine Adresse. Kunde, Fahrzeug, Datum und Betrag stehen danach in der Liste, ohne dass jemand tippt.
- Die Nachfrage ist fertig formuliert. Nach einer festen Zahl von Tagen liegt ein Entwurf bereit, im Ton eures Betriebs, mit Bezug auf das konkrete Angebot.
- Ein Mensch schickt ab. Die KI verschickt nichts von selbst. Wer antwortet, landet bei der Annahme.
Wie viele Aufträge so ein Nachfassen zurückholt, können wir nicht seriös beziffern. Deine eigene Zahl kennst du aber schon: Wie viele Kostenvoranschläge sind im letzten Monat rausgegangen, und wie viele davon sind ohne Antwort geblieben?
Im Karosserie- und Lackierbetrieb hängt am Kostenvoranschlag viel, weil der Selbstzahler allein entscheidet. Wie ein Baustein dafür bei Karosserie und Lack aussieht, zeigen wir auf der Seite Individuelle KI-Lösungen für Karosserie- und Lackierbetriebe.
Was leistet kostenlose Werkstattsoftware, und was nicht?
Kostenlose Werkstattsoftware für Kfz-Betriebe, die die aktuellen Anforderungen erfüllt, hat ein Vergleichsportal mit Stand Oktober 2026 nicht gefunden. Kostenlos sind dort vor allem Testphasen von 5 bis 30 Tagen. Der günstigste bezahlte Einstieg liegt laut derselben Quelle bei 25 € im Monat.
Was es gibt:
- Allgemeine Rechnungs- und Handwerkerprogramme mit kostenlosem Tarif. Für Rechnungen reicht das am Anfang. Fahrzeughistorie, Teilekataloge und Kalkulation fehlen.
- Quelloffene Werkstattsoftware. Die Lizenz kostet nichts. Installation, Updates und Datensicherung übernimmt dann jemand in deinem Betrieb oder ein Dienstleister.
Drei Fragen, bevor du dich auf kostenlose Werkstattsoftware verlässt:
Kann sie E-Rechnungen ausstellen?
Für Rechnungen an andere Unternehmen läuft die Übergangszeit für Papier und einfache PDFs aus: 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).
Bekommst du deine Daten wieder heraus?
Kunden, Fahrzeuge, Aufträge als Export, falls du später wechselst.
Wer hilft, wenn etwas klemmt?
Ein Fehler an der Annahme wartet nicht auf ein Forum.
Und eins gilt für kostenlose wie für teure Software gleich: Die Lücke vor dem Auftrag und nach dem Angebot haben beide.
Was sollte KI im Kfz-Betrieb nicht tun?
KI sollte nichts zusagen, nichts verbindlich kalkulieren und nichts ohne Menschen verschicken. Vier Grenzen:
- Keine verbindliche Kalkulation. Selbst die DAT schreibt zu ihrer Fotokalkulation, dass eine automatische Kalkulation von einer manuellen abweichen kann. Den Preis legt ein Mensch mit dem Kalkulationssystem fest, das der Betrieb lizenziert hat.
- Keine Zusagen. Preise, Fertigstellungstermine und Kulanz entscheidet die Annahme.
- Kein Versand ohne Blick. Jede Nachricht an einen Kunden sieht vorher ein Mensch.
- Keine Kundendaten im Gratis-Chat. Name, Telefonnummer und Kennzeichen gehören nur in Werkzeuge, mit deren Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht (Art. 28 DSGVO). Das ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung.
Wie kommt die fehlende Brücke in deinen Betrieb?
Die Brücke wird individuell für deinen Ablauf gebaut, neben der Software, die du schon hast. Nicht als Ersatz, sondern als Verbindung: vom Postfach in den Auftrag, vom Kostenvoranschlag in die Nachfass-Liste, vom Kundenexport in den Brief. Wie die Brücke an deine Software kommt, per Export, Schnittstelle, Mail oder Datei, prüfen wir mit dir im Gespräch. Dann bauen wir sie. Nicht jede Anbindung ist möglich. Gibt deine Software eine Information gar nicht heraus, sagen wir dir das, bevor gebaut wird.
Ein fertiges Werkzeug von der Stange hätte genau das Problem, das deine Werkstattsoftware schon hat: Es ist für alle gebaut. Wir verkaufen keine KI, wir verkaufen Veränderung.
Was du diese Woche tun kannst
Zieh die Kostenvoranschläge der letzten vier Wochen aus der Software. Markier jeden, auf den keine Antwort kam. Die Zahl schreibst du oben auf das Blatt. Sie ist dein Vorher-Wert, egal was danach kommt.
Willst du wissen, welcher Baustein bei dir zuerst trägt und wie er an deine Software kommt: Im AI-Ready-Check gehen wir 60 Minuten mit dir durch Abläufe, Daten und Systeme deines Betriebs.
Über den Autor
Christoph Brinke
Christoph Brinke hat Kfz-Betriebe von innen und von außen gesehen: als Lackierer in der Werkstatt, als Kfz-Sachverständiger und auf der Seite, die Aufträge verteilt. Mit Smoke and Luck baut er heute KI für Kfz-Betriebe, die beim Ablauf anfängt und nicht beim Werkzeug.
