Werkstattsoftware für Kfz-Werkstätten
Kfz-Werkstattsoftware individuell verbinden: Der Terminwunsch von Sonntag steht Montag schon im Programm
In deiner Werkstatt kommt vieles schon digital an: der Terminwunsch über die Website, die Anfrage per Mail, der Warenkorb vom Teilehändler. Und dann tippt es jemand ab, ins Werkstattprogramm. Weil die beiden sich nicht kennen.
Smoke and Luck baut für freie Werkstätten, Meisterbetriebe und Servicewerkstätten die Verbindung, die dein Programm nicht von Haus aus mitbringt, individuell für deine Programme. Ob und wie wir an dein System andocken, über Schnittstelle, Export, Datei oder Mail, prüfen wir im Gespräch. Dann bauen wir es.
Kurz erklärt: Werkstattsoftware für die Kfz-Werkstatt individuell verbinden
Werkstattsoftware individuell verbinden heißt: Das Werkstattprogramm einer Kfz-Werkstatt bekommt eine Brücke zu den Programmen, mit denen es nicht von selbst spricht, etwa Website-Formular, Reifenliste oder Telefonanlage. Smoke and Luck baut diese Brücken für den einzelnen Betrieb, dazu KI-Bausteine neben dem Programm oder eine eigene Werkstattsoftware. Der Einstieg ist der AI-Ready-Check.
Montag, 7:30: elf Terminwünsche und eine Frage nach den Reifen
Montag, 7:30. Übers Wochenende kamen elf Terminwünsche über die Website. Reifenwechsel, Inspektion, einmal Klimaservice. Jeder steht in einer Mail. Jeder wird jetzt abgetippt: Name, Kennzeichen, Fahrzeug, Wunschtag, ins Werkstattprogramm. Am Tresen steht schon der erste Kunde.
„Wo sind die Winterreifen von Herrn Keller?“
„Steht in der Liste.“
„In welcher? In der Excel oder im Programm?“
Die Reifen stehen in Excel, weil das Programm die Einlagerung nicht so führt, wie ihr sie führt. Der Kunde steht im Programm. Zusammen kommen beide nur im Kopf von dem, der sich gerade erinnert.
„Machen wir halt so“, ist die ehrliche Antwort auf die Frage, warum. Abtippen ist kein Fehler. Es ist das Zeichen, dass zwei Programme an dieser Stelle nichts voneinander wissen und dein Betrieb die Lücke schließt. Eine freie Werkstatt hat laut Wolk After Sales im Schnitt 7,3 Mitarbeitende und 3,8 Hebebühnen (Studie 2026). Für das Abtippen gibt es da keinen eigenen Arbeitsplatz. Es läuft nebenher, beim Chef.
- Was digital ankommt, wird von Hand ins Programm getragen.
- Reifen, Kunden und Termine liegen in verschiedenen Listen.
- Die Verbindung zwischen ihnen ist der Kopf des Chefs.
Weg 1: KI neben deinem Werkstattprogramm
Dein Programm bleibt. Daneben baut Smoke and Luck, was es nicht macht. Offene Kostenvoranschläge: Jeder geht als PDF an eine feste Adresse, nach deiner Frist liegt eine Erinnerung als Entwurf bereit, und montags steht da, wer noch nicht geantwortet hat. Jeder Betrag kommt aus deiner Kalkulation, nie aus der KI. HU und Inspektion: Wer im nächsten Monat fällig ist, wird aus deinen Kundendaten zur Erinnerung per Brief, Mail oder WhatsApp; WhatsApp nur bei Kunden, die zugestimmt haben.
Wie KI am Telefon, bei Terminwünschen und Statusnachrichten hilft, steht auf der Seite KI für Werkstätten.
- Offene Kostenvoranschläge melden sich selbst.
- Fällige HU wird zur Erinnerung.
- Beträge kommen immer aus deiner Kalkulation.
Weg 2: Die Brücke: Was reinkommt, steht schon im Programm
Hier sitzt der Kern. Du behältst dein Werkstattprogramm, und wir bauen dir die Verbindung zu dem, was heute daneben läuft. Individuell für deine Werkstatt, weil deine Mischung aus Programmen, Listen und Gewohnheiten so nur bei dir vorkommt.
Website und Werkstattprogramm. Der Terminwunsch über deine Website kommt nicht mehr als Mail, sondern als fertiger Eintrag: Kunde, Kennzeichen, Fahrzeug, Anliegen, Wunschtag. Gibt es den Kunden schon, wird er erkannt. Bestätigt wird weiter von einem Menschen.
Reifenliste und Kundendaten. Die Einlagerung bleibt in der Form, in der ihr sie führt, aber sie kennt jetzt den Kunden aus dem Programm. Vor der Saison weißt du mit einem Blick, wer welchen Satz wo liegen hat und wer noch keinen Termin hat. Herr Keller bekommt seine Nachricht, bevor er anruft.
Telefonanlage und Kundenkartei. Wer angerufen hat und nicht durchkam, steht mit Namen auf der Rückrufliste, wenn die Nummer in deinem Programm bekannt ist. Ob deine Anlage die Anrufliste herausgibt, prüfen wir vorher.
Teilehändler und Auftrag. Wie Teile aus dem Katalog deines Händlers in den Auftrag kommen, hängt an Programm und Händler. Kann dein Werkstattprogramm einen Warenkorb übernehmen, nutzen wir das; wo nicht, schauen wir, was geht.
Ehrlich dazu: Nicht jedes Werkstattprogramm nimmt Daten von außen an. Manche nehmen eine Importdatei, manche nur einen Partnerzugang mit Vertrag, manche gar nichts. Ob und wie wir an dein System andocken, über Schnittstelle, Export, Datei oder Mail, prüfen wir im Gespräch. Dann bauen wir es. Und wenn es nicht geht, sagst du nicht erst nach der Rechnung „hätte man vorher wissen können“, weil wir es dir vorher sagen.
- Terminwunsch, Reifen, Anruf: jeweils dort, wo er gebraucht wird.
- Dein Werkstattprogramm bleibt, die Brücke kommt dazu.
- Was nicht geht, erfährst du vor dem Bau.
Weg 3: Eine eigene Werkstattsoftware, die bei deiner Annahme anfängt
Manche Werkstatt will nicht mehr Brücken bauen, sondern neu anfangen. Weil zwei Standorte mit zwei verschiedenen Programmen laufen. Oder weil Reifenservice, Werkstatt und Wohnmobilservice unter einem Dach drei verschiedene Abläufe sind. Dann bauen wir eine Werkstattsoftware, die bei deiner Annahme anfängt: Fahrzeug aufnehmen, Auftrag anlegen, Zusatzarbeit per Link mit Foto freigeben lassen, Teile holen, Rechnung schreiben, Kunde erinnern. In der Reihenfolge, in der deine Werkstatt arbeitet.
Gehört deine Werkstatt zu einem Werkstattkonzept, das ein Programm mitbringt, schauen wir zuerst in deinen Vertrag. Und eine neue Werkstattsoftware muss E-Rechnungen können: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an Unternehmen elektronisch ausstellen, ab 2028 alle (Deutsche Handwerks Zeitung). Spätestens dann steht das Gespräch über deine Software ohnehin an.
- Eine Software in der Reihenfolge deiner Werkstatt.
- Konzeptvertrag wird vorher geprüft.
- E-Rechnung ist von Anfang an eingeplant.
So fangen wir in deiner Werkstatt an
Wir verkaufen keine KI, wir verkaufen Veränderung. In der Werkstatt heißt das: Eine Brücke hat sich erst gelohnt, wenn am Montagmorgen keiner mehr abtippt, was schon da war.
AI-Ready-Check, 60 Minuten.
Wir gehen deine Programme durch: welches Werkstattprogramm, seit wann, was es herausgibt und annimmt, welche Listen daneben laufen.
Eine Verbindung zuerst.
Zum Beispiel Website und Werkstattprogramm. Eine Person im Team ist zuständig.
Probelauf.
Ein paar Wochen im echten Werkstattalltag, dann ehrlich hinschauen.
Entscheiden.
Weiter so, die nächste Verbindung dazu, oder Weg 3 prüfen.
Was kostet es, Werkstattsoftware individuell zu verbinden?
Das hängt am Andockweg. Eine Brücke über eine Exportdatei deines Werkstattprogramms ist ein überschaubarer Schritt. Eine Brücke über einen Partnerzugang braucht einen Vertrag mit dem Anbieter und mehr Aufwand. Eine eigene Werkstattsoftware ist ein Projekt mit laufenden Kosten für Betrieb und Pflege. Eine Zahl auf dieser Seite wäre ohne deine Programme dahinter geraten. Im Erstgespräch rechnen wir mit deinen Zahlen. Wie wir sonst mit Werkstätten arbeiten, steht unter KFZ-Werkstatt-Marketing.
Warum Smoke and Luck für deine Werkstatt
Christoph Brinke kennt den Werkstattalltag von innen und von außen: als gelernter Lackierer, als Kfz-Sachverständiger und auf der Seite, die Aufträge verteilt. Seit 2020 arbeitet er mit Smoke and Luck für Kfz-Betriebe an Marketing, regionalem Vertrieb und Recruiting. Wer Anfragen für Werkstätten gewinnt, sieht, wo sie danach hängen bleiben: zwischen Mail und Programm. Unsere eigenen Strecken übergeben ihre Anfragen längst ohne Abtippen; dieselbe Arbeit machen wir für deine Werkstatt.
Antworten
Häufige Fragen zu Werkstattsoftware für Kfz-Werkstätten
Kann ich mein Werkstattprogramm mit meiner Website verbinden?
Das hängt davon ab, was dein Werkstattprogramm annimmt: eine Schnittstelle, eine Importdatei oder Daten über einen Partnerzugang. Smoke and Luck prüft das im AI-Ready-Check und baut die Verbindung individuell für deine Werkstatt, sodass Terminwünsche mit allen Angaben im Programm ankommen. Geht es nicht, sagen wir das vor dem Bau.
Welche Werkstattsoftware passt zu einer kleinen Kfz-Werkstatt?
Das hängt weniger an der Größe als am Ablauf und an den Programmen daneben: Website, Reifenliste, Telefonanlage, Teilehändler, Werkstattkonzept. Smoke and Luck empfiehlt kein bestimmtes Programm, sondern prüft im AI-Ready-Check, ob das vorhandene mit einer Brücke reicht oder ein Wechsel sinnvoll ist.
Kann eine eigene Werkstattsoftware E-Rechnungen ausstellen?
Sie muss es können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an Unternehmen elektronisch ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle; ein einfaches PDF reicht dann nicht. Eine Werkstattsoftware, die Smoke and Luck baut, plant das von Anfang an ein. Steuerliche Fragen klärt der Steuerberater.
Wie kommen meine Kundendaten aus dem alten Programm heraus?
Das hängt am Programm. Manche geben Kunden und Fahrzeuge als Exportdatei aus, andere nur als Ausdruck. Smoke and Luck prüft den Exportweg deines Werkstattprogramms, bevor gebaut wird, damit bei einer Brücke oder einem Wechsel keine Kundenhistorie verloren geht.
Was kostet es, eine Werkstattsoftware anzubinden?
Eine Brücke über eine Exportdatei ist ein überschaubarer Schritt, eine über einen Partnerzugang des Anbieters braucht einen Vertrag und mehr Aufwand, eine eigene Werkstattsoftware ist ein Projekt. Dazu kommt laufende Pflege. Einen Pauschalpreis nennt Smoke and Luck nicht; die Rechnung machen wir im Erstgespräch.
Dein nächster Schritt
Was tippt bei dir am Montag jemand ab, das schon da war?
Im AI-Ready-Check finden wir es in 60 Minuten und klären, ob wir an dein Werkstattprogramm andocken können. Was nicht geht, sagen wir dir, bevor du etwas bezahlst.